Data wejścia w życie: 20 listopada 2025
Wersja: 1.0

1. Wprowadzenie

W Hanamaru Consulting GK („my”, „nas”, „nasz”) szanujemy prywatność użytkowników i zobowiązujemy się do ochrony ich danych osobowych. Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, ujawniamy, przekazujemy i przechowujemy dane osobowe, zgodnie z przepisami RODO (UE) i APPI (Japonia).

Niniejsza Polityka dotyczy wszystkich osób, których dane osobowe przetwarzamy: klientów, potencjalnych klientów, osób odwiedzających stronę internetową, kontaktów biznesowych i innych („twój” lub „twoje”).

2. Administrator danych

Nazwa: Hanamaru Consulting GK
Adres: 8F/9F 2nd Okabe building, 3-27-25, Hakata Ekimae, Fukuoka
Przedstawiciel: Patryk Czemarnik
Kontakt: office@hanamaru.consulting
Jeśli mieszkasz w UE, naszym przedstawicielem ds. ochrony danych w UE jest: BGLAM sp. z o.o.

3. Dane osobowe, które gromadzimy

Możemy gromadzić i przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

  • Dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy)
  • Dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, adres służbowy)
  • Dane transakcyjne (np. szczegóły dotyczące usług, z których korzystasz w naszej firmie)
  • Dane dotyczące użytkowania (np. sposób korzystania z naszej strony internetowej lub komunikacji)
  • Dane dotyczące marketingu i komunikacji (np. preferencje dotyczące otrzymywania od nas informacji marketingowych)
  • Wszelkie dodatkowe dane podane przez Państwa w korespondencji lub za pośrednictwem formularzy (np. w zapytaniach dotyczących konsultacji)

4. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych:

  • Cel: Aby świadczyć Państwu nasze usługi doradcze, związane z wejściem na rynek, marketingiem i budowaniem marki.
    Podstawa prawna: Wykonanie umowy i/lub uzasadnione interesy (jesteś kontaktem biznesowym) zgodnie z RODO; oraz zgodnie z APPI, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z Twoim zrozumieniem.
  • Cel: Zarządzanie naszymi relacjami z Państwem (w tym rozliczenia, wsparcie techniczne i obsługa klienta).
    Podstawa prawna: Wykonanie umowy i uzasadnione interesy.
  • Cel: Wysyłanie materiałów marketingowych (w przypadku wyrażenia zgody lub nawiązania relacji biznesowej i braku sprzeciwu).
    Podstawa prawna: Zgoda i/lub uzasadnione interesy.
  • Cel: Ulepszanie naszych usług, strony internetowej i działalności, w tym analizy danych.
    Podstawa prawna: Prawnie uzasadnione interesy.
  • Cel: W przypadku konieczności wypełnienia obowiązków prawnych (np. prowadzenie dokumentacji zgodnie z przepisami prawa pracy lub podatkowego).
    Podstawa prawna: Obowiązek prawny.

5. Ujawnianie i przekazywanie danych osobowych

Możemy ujawniać Państwa dane osobowe stronom trzecim w następujących okolicznościach:

  • Naszym usługodawcom, agentom lub podwykonawcom, którzy pomagają nam w prowadzeniu działalności (marketing, IT, księgowość, kwestie prawne).
  • Profesjonalnym doradcom (prawnym, audytorskim) zgodnie z wymaganiami naszej działalności.
  • W przypadkach wymaganych przez prawo, przepisy lub nakaz sądowy.
  • W związku ze sprzedażą, fuzją lub reorganizacją naszej działalności: otrzymasz z wyprzedzeniem informacje z możliwością zgłoszenia sprzeciwu.

Jeśli przekazujemy dane osobowe do kraju spoza Japonii lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia. Zgodnie z APPI przekazanie danych do innego kraju wymaga zgody użytkownika, chyba że system zagraniczny posiada „równoważne standardy”. Zgodnie z RODO przestrzegamy artykułów 44–49 (np. decyzja o odpowiednim poziomie ochrony, wzorcowe klauzule umowne).

6. Przechowywanie danych osobowych

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce lub tak długo, jak będzie to wymagane przez prawo. Kryteria określające okresy przechowywania obejmują: zobowiązania prawne, wymagania biznesowe oraz to, czy dane są nadal potrzebne do pierwotnego celu.

7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO i APPI przysługują Ci określone prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

  • Prawo dostępu do danych, które posiadamy na Twój temat, oraz prawo do otrzymania ich kopii.
  • Prawo do poprawiania lub aktualizowania nieprawidłowych danych.
  • Prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, w stosownych przypadkach.
  • Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w niektórych przypadkach) oraz do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie).
  • Prawo do przenoszenia danych (w stosownych przypadkach).
  • Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (w UE: właściwy organ ochrony danych; w Japonii: Komisja Ochrony Danych Osobowych).

Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem office@hanamaru.consulting. Odpowiemy na Twoją prośbę w terminie wymaganym przez prawo.

8. Pliki cookie i technologie śledzenia

Wykorzystujemy pliki cookie, sygnały nawigacyjne i podobne technologie do gromadzenia danych dotyczących użytkowania. Mogą one obejmować adresy IP, identyfikatory urządzeń, dane geolokalizacyjne oraz szczegóły dotyczące przeglądania naszej strony internetowej.
W przypadkach wymaganych przez prawo japońskie (w odniesieniu do „danych osobowych”) lub prawo UE, uzyskamy zgodę na wykorzystanie plików cookie, które nie są absolutnie niezbędne.
W każdej chwili można ustawić przeglądarkę tak, aby odrzucała pliki cookie lub je usuwała. Należy pamiętać, że może to wpłynąć na funkcjonalność naszej strony internetowej.

9. Środki bezpieczeństwa

Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników, aby chronić je przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Zgodnie z APPI podmioty gospodarcze przetwarzające dane osobowe muszą podejmować „niezbędne i odpowiednie środki” w celu zarządzania danymi osobowymi.
Okresowo weryfikujemy nasze praktyki w zakresie bezpieczeństwa i szkolimy naszych pracowników w zakresie obowiązków dotyczących poufności i ochrony danych.

10. Osoby niepełnoletnie

Nasza strona internetowa i usługi nie są skierowane do dzieci poniżej 16 roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych osób niepełnoletnich. Jeśli dowiemy się, że zgromadziliśmy takie dane bez zgody rodziców/opiekunów, podejmiemy kroki w celu ich usunięcia.

11. Zmiany w niniejszej Polityce

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę. Zaktualizowaną wersję opublikujemy na naszej stronie internetowej i podamy „datę wejścia w życie”. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian możemy przekazać Państwu dodatkowe powiadomienie.

12. Kontakt i reklamacje

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki lub sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami pod adresem:
Email: office@hanamaru.consulting
Adres: 8F/9F 2nd Okabe building, 3-27-25, Hakata Ekimae, Fukuoka
Przestawiciel: Patryk Czemarnik

Jeśli mieszkasz w UE i chcesz złożyć skargę, możesz to zrobić do odpowiedniego organu nadzorczego (na przykład w Polsce: do Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W Japonii możesz skontaktować się z Komisją ds. Ochrony Danych Osobowych.

13. Dodatkowe wymagania dotyczące Japonii

Zgodnie z APPI przed rozpoczęciem gromadzenia danych osobowych podajemy do publicznej wiadomości „cel wykorzystania” tych danych w sposób łatwo dostępny.
Musimy również zapewnić, że przed przekazaniem danych osobowych stronom trzecim powiadomimy o tym osoby, których dane dotyczą, a w przypadku outsourcingu zagranicznego uzyskamy zgodę lub zapewnimy równoważne zabezpieczenia.

14. Dodatkowe wymagania specyficzne dla UE

Zgodnie z RODO, podczas zbierania danych osobowych od Ciebie musimy przekazać Ci określone informacje (tożsamość administratora, cel, odbiorcy, okres przechowywania, prawa) w momencie zbierania danych lub przed nim (art. 13).
Musimy przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, w sposób uczciwy i przejrzysty; zapewnić minimalizację danych, dokładność, ograniczenie przechowywania, integralność i poufność (Zasady – art. 5).

Dziękujemy za powierzenie swoich danych firmie Hanamaru Consulting GK. Zobowiązujemy się chronić Państwa prywatność i budować relacje oparte na zaufaniu i przejrzystości.